1. Informazioni generali

Openjobmetis S.p.A. Agenzia per il Lavoro, con sede in 20124 – Milano, via Generale Gustavo Fara 35, P. Iva 13343690155 (di seguito “OJM”), ha implementato una soluzione informatica che consente ai propri clienti e lavoratori titolari di un Account relativo all’Area Riservata “EasyBox” (di seguito “Area Riservata”) di sottoscrivere elettronicamente la documentazione contrattuale relativa all’erogazione del servizio di somministrazione di lavoro e di lavoro somministrato ai sensi del D. Lgs. 81/2015 e s.m.i., consentendo la riduzione dell’utilizzo di documenti cartacei.
La soluzione informatica resa disponibile da OJM, anche per il tramite di partners qualificati, consente di sottoscrivere i documenti contrattuali mediante apposizione di firma elettronica avanzata (di seguito “FEA”) nel rispetto della normativa vigente (Codice dell’Amministrazione Digitale, c.d. “CAD”, di cui al D. Lgs. 82/2005 e delle relative Regole Tecniche, nonché dei rispettivi aggiornamenti).

2. Ambito di applicazione

Il servizio di sottoscrizione della documentazione informatica mediante FEA (di seguito il “Servizio”) è indirizzato esclusivamente ai titolari di un Account relativo all’Area Riservata di proprietà di Openjobmetis. Il Servizio rende possibile alle aziende utilizzatrici ed ai lavoratori somministrati (di seguito “Utenti” o singolarmente “Utente”) di sottoscrivere in formato elettronico i contratti di somministrazione di lavoro e di lavoro somministrato, nonché le relative proroghe, conclusi con OJM.

3. Firma Elettronica avanzata (FEA)

La FEA è realizzata tramite una soluzione tecnologica che utilizza un codice OTP (One Time Password) che consiste in un codice random avente validità temporale limitata. Tale codice è univocamente associato alla transazione di firma e dovrà essere inserito dall’Utente. OJM propone il Servizio garantendo quanto richiesto dalla normativa summenzionata in materia, in particolare:

• l’identificazione univoca dell’Utente;
• l’informazione in merito ai termini ed alle condizioni di utilizzo del Servizio;
• la conservazione della documentazione di attivazione del Servizio per un periodo di almeno 20 anni;
• la fornitura all’Utente di copia della documentazione di cui al punto precedente;
• la pubblicità delle modalità per esperire le richieste relative al Servizio anche attraverso il proprio sito internet;
• la descrizione delle caratteristiche tecniche del Servizio;
• la disponibilità di un servizio di revoca del Servizio e di assistenza all’Utente.

4. Condizioni e modalità di prestazione del servizio di FEA

Il Servizio è erogato da OJM previa sottoscrizione dell’Utente delle Condizioni di utilizzo dell’Area Riservata, nonché delle presenti Condizioni.
Il Servizio è valido unicamente nei rapporti contrattuali tra l’Utente ed OJM ed utilizzabile solamente all’interno dell’Area Riservata.

5. Scambio della documentazione e sottoscrizione tramite FEA

Lo scambio e la sottoscrizione della documentazione contrattuale avverranno secondo le seguenti fasi:

• Fase 1: OJM genererà sul proprio gestionale interno i contratti di somministrazione e di lavoro somministrato attivando la trasmissione informatica all’Area Riservata dell’Utente;
• Fase 2:
  1. il collegamento con il software gestionale di OJM consente all’Utente aziendale di visualizzare all’interno dell’Area Riservata il contratto di somministrazione;
  2. a seguito della visualizzazione l’Utente aziendale potrà selezionare uno o più documenti che intenderà sottoscrivere;
  3. l’Utente aziendale riceverà sul numero di utenza telefonica mobile indicato in fase di registrazione la OTP necessaria all’apposizione della FEA;
• Fase 3:
  1. al termine della Fase 2, ossia una volta che l’Utilizzatore abbia sottoscritto uno o più contratti di somministrazione, sarà reso disponibile all’Utente Lavoratore il corrispondente contratto di lavoro somministrato;
  2. l’Utente Lavoratore potrà visualizzare il proprio contratto e selezionarlo per la sottoscrizione;
  3. l’Utente Lavoratore riceverà, quindi, sul numero di utenza telefonica mobile indicato in fase di registrazione la OTP necessaria all’apposizione della FEA.
• Fase 4: una volta apposta la propria FEA gli Utenti riceveranno all’indirizzo di posta elettronica associato al proprio Account relativo all’Area Riservata copia del contratto di somministrazione o di lavoro somministrato munito di FEA in formato “pdf Pades”.

6. Archiviazione dei documenti informatici

I documenti muniti della sottoscrizione FEA sono avviati a conservazione sostitutiva e contestualmente restituiti all’Utente che, con i comuni strumenti di visualizzazione dei documenti PDF, potrà avere evidenza delle identità dei firmatari.
Inoltre, ciascun Utente potrà visualizzare i documenti già sottoscritti nell’apposita sezione dell’Area Riservata.

7. Modalità di trattamento dei dati

I dati personali degli Utenti sono trattati da OJM, in qualità di Titolare, nel rispetto della normativa vigente (Regolamento UE 2016/679 e D. Lgs. 196/2003 e s.m.i., così come specificato nella policy qui allegata. Con riferimento all’erogazione del Servizio, i dati trattati sono quelli necessari all’adesione alle condizioni di utilizzo del Servizio, incluso il numero di utenza telefonica mobile associato all’Utente. Sotto il profilo della sicurezza dei dati trattati, OJM garantisce l’impiego di canali sicuri di trasmissione dei dati cifrati e l’utilizzo di procedure di autenticazione e di registrazione degli accessi da parte del personale incaricato del trattamento secondo le disposizioni della normativa applicabile. I dati saranno conservati per tutta la durata di erogazione del Servizio e per l’eventuale periodo successivo richiesto da norme di legge. Per ogni ulteriore informazione in merito al trattamento dei dati personali, OJM ha predisposto un’apposita policy consultabile all’indirizzo http://easybox.openjobmetis.it/privacy.html.

8. Informazioni riguardanti la copertura assicurativa

OJM dichiara di avere stipulato, anche ai sensi delle previsioni legislative contenute nel DPCM 22.02.2013, art. 57, comma 2, la polizza assicurativa n° ILI0001815 rilasciata da AIG EUROPE S.A. a copertura della responsabilità civile da danno a terzi eventualmente derivante dalla fornitura del servizio di FEA.

9. Termini e condizioni tecniche di utilizzo

• 9.1. Adesione al Servizio
  • 9.1.1. L’Utente prende atto che il Servizio verrà prestato secondo le modalità indicate nel presente documento, reperibile anche sul sito internet di Openjobmetis.
  • 9.1.2. L’Utente prende atto che per usufruire del Servizio è necessario comunicare un numero di utenza mobile di cui l’Utente stesso sia titolare o possessore, nonché di un indirizzo di posta elettronica valido.
• 9.2. Identificazione del firmatario
  • 9.2.1. L’Utente dichiara di essere l’esclusivo proprietario o possessore del numero di telefonia mobile e della casella di posta elettronica fornite all’atto della richiesta del Servizio.
  • 9.2.2. L’Utente allega copia del proprio documento d’identità.
  • 9.2.3. La connessione univoca della firma al firmatario viene garantita dall’associazione tra il nome utente (ovvero l’indirizzo e-mail indicato in fase di richiesta del servizio) del titolare dell’Account relativo all’Area Riservata, la password di accesso all’Account (scelta dall’Utente) e la OTP (inviata via sms al numero di utenza telefonica mobile dell’Utente).
  • 9.2.4. La combinazione degli elementi di cui al punto 9.2.3 (in seguito, le “Credenziali”) è protetta in apposito ambiente informatico il cui accesso è consentito solamente mediante un meccanismo di cifratura a chiavi doppie generato nel momento in cui il documento informatico viene sottoscritto.
• 9.3. Riferibilità all’Utente delle operazioni effettuate e dei contratti conclusi
  • 9.3.1. L’Utente prende atto ed accetta che tutte le operazioni digitali effettuate con l’apposizione della FEA per il tramite delle proprie Credenziali avranno la stessa efficacia legale e validità della sottoscrizione manuale autografa dell’Utente.
  • 9.3.2. L’Utente rinuncia sin da ora a proporre ogni eccezione in merito all’efficacia legale e validità delle operazioni disposte e dei contratti sottoscritti mediante FEA apposta con l’utilizzo delle proprie Credenziali.
• 9.4. Obblighi dell’Utente
  • 9.4.1. L’Utente si impegna nei confronti di OJM a:
    • fornire tutte le informazioni richieste da OJM ai fini della registrazione e della prestazione del Servizio garantendone la veridicità, nonché a comunicare tempestivamente eventuali variazioni delle informazioni fornite al momento della sottoscrizione delle Condizioni di utilizzo dell’Area Riservata e del presente documento;
    • utilizzare le Credenziali secondo le modalità illustrate nel presente documento;
    • custodire con la massima diligenza le Credenziali ed i dispositivi utilizzati per accedere all’Area Riservata e per l’apposizione della FEA;
    • comunicare immediatamente ad OJM l’eventuale furto o smarrimento delle Credenziali e/o dei dispositivi utilizzati per apporre la FEA inviando copia cartacea della denuncia resa innanzi all’Autorità di Pubblica Sicurezza;
    • non cedere o dare in uso a terzi le Credenziali ed i dispositivi utilizzati per apporre la FEA.
  • 9.4.2. In caso di inadempimento da parte dell’Utente agli obblighi di cui al punto 9.4.1, OJM si riserva il diritto di revocare il Servizio risolvendo il presente accordo ai sensi dell’art. 1456 c.c.
  • 9.4.3. Indipendentemente dalla risoluzione di cui al punto 9.4.2, restano in ogni caso ad esclusivo carico dell’Utente le conseguenze relative ad un uso illegittimo o improprio delle Credenziali e dei dispositivi utilizzati per apporre la FEA.
• 9.5. Obblighi di OJM
  • 9.5.1. Anche in considerazione della normativa vigente, OJM si impegna a:
    • rendere il presente documento disponibile anche sul proprio sito internet;
    • conservare per almeno venti anni copia del documento di riconoscimento dell’Utente e l’adesione alle presenti Condizioni di utilizzo;
    • rendere note le caratteristiche del Servizio di cui alle presenti Condizioni di utilizzo anche sul proprio sito internet;
    • fornire adeguata assistenza all’Utente nell’utilizzo del Servizio tramite i seguenti canali: servizio clienti contattabile easybox@openjob.it;
    • garantire la conformità del Servizio al CAD e alle Regole Tecniche di cui di cui al DPCM 22 febbraio 2013, e loro eventuali modifiche ed integrazioni.
  • 9.5.2. Al fine di proteggere gli Utenti ed i terzi da eventuali danni cagionati da inadeguate soluzioni tecniche, OJM si è dotata della copertura assicurativa – polizza assicurativa n° ILI0001815 rilasciata da AIG EUROPE S.A.– per la responsabilità civile da danno a terzi eventualmente derivante dalla fornitura del servizio di FEA, in conformità al disposto dell’art. 57 comma 2 DPCM 22.2.2013.
• 9.6. Caratteristiche tecniche del Servizio
  • 9.6.1. Riconoscimento del firmatario: il firmatario accede all’Area Riservata tramite le credenziali di autenticazione (username e password) ricevute in via esclusiva alla sottoscrizione dei “Termini e condizioni di utilizzo dell’Area Riservata”. Successivamente, sull’utenza telefonica mobile di cui alla tabella di cui sopra, l’Utente riceve un codice univoco e irripetibile (One Time Password, “OTP”) che deve essere necessariamente inserito ogni qual volta richiesto all’interno dell’Area Riservata per completare l’identificazione.
  • 9.6.2. Identificazione univoca dell’operazione di firma: l’apposizione di ciascuna Firma Eletronica Avanzata su ciascun documento è realizzata in modo da connettere univocamente l’identità del firmatario al documento firmato e alla circostanza in cui ha luogo l’operazione. L’identificazione del firmatario e dell’operazione di firma e la rispettiva connessione univoca sono garantite dalla registrazione dei seguenti dati: a) Codice identificativo dell’Utente (User-ID); b) Password generata al momento dell’iscrizione; c) Nome e Cognome; d) Codice Fiscale; e) Residenza: Stato / Città / indirizzo; f) Documento di riconoscimento: Tipo / numero / scadenza; g) Numero di telefonia mobile (User-Phone); e) OTP ricevuto dall’utente sullo User-Phone; f) Il timestamp dell’inizio dell’operazione.
  • 9.6.3. Connessione univoca della firma al documento sottoscritto: le informazioni che identificano univocamente l’operazione di firma sono serializzate in un “BLOB di Firma” (BF) di apposito formato descritto in ASN1. Al ciclo di vita del BF si applicano misure di anti-tampering che ne proteggono l’esposizione in chiaro limitandola nel tempo e nel perimetro fisico, ridotto alla sola memoria volatile del sistema di elaborazione. Il documento è rappresentato in formato PDF/A. Al BF in chiaro è associato un hash univoco SHA-256 (standard FIPS 180-2) con cui è generata in modo univoco una coppia di chiavi asimmetriche ECDSA sulla ECC Brainpool Standard Curve “brainpoolP256t1” definita in RFC 5639. Il BF è cifrato con la chiave pubblica associata alla chiave di firma digitale del Garante del servizio, vale a dire OJM anche per il tramite del fornitore tecnico AwTech S.r.l.. Il BF cifrato è integrato come metadato XMP nel documento PDF. Con la chiave privata - certificata dalla self-signed CA del sistema - è apposta firma PAdES al documento PDF. Il documento risultante è quindi firmato digitalmente dal Soggetto responsabile del servizio con modalità normata di “firma massiva”.
• 9.7. Costi del Servizio
  • 9.7.1. Il Servizio è erogato da OJM a titolo gratuito.
• 9.8. Durata del Servizio, facoltà di recesso di OJM e condizione risolutiva
  • 9.8.1. Il Servizio, essendo strettamente collegato al rapporto di somministrazione di lavoro o di lavoro somministrato, resterà attivo sino a che il suddetto rapporto sarà in essere e per i 6 mesi successivi.
  • 9.8.2. L’Utente è libero di recedere dal Servizio mediante comunicazione scritta inviata ad OJM a mezzo raccomandata A.R. con almeno 30 giorni di preavviso e prende atto che tale recesso rende impossibile l’utilizzo della FEA.
  • 9.8.3. OJM si riserva il diritto di interrompere l’erogazione del Servizio recedendo dal presente accordo mediante comunicazione scritta inviata all’Utente a mezzo raccomandata A.R. o all’indirizzo e-mail associato all’Account con almeno 30 giorni di preavviso.
  • 9.8.4. L’Utente prende atto che il venir meno di ogni rapporto contrattuale con OJM e/o la disattivazione dell’Account comporteranno la risoluzione del presente contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c. e l’interruzione del Servizio.
  • 9.8.5. L’interruzione del Servizio non comporta la decadenza e l’invalidità dei contratti di somministrazione e di lavoro somministrato sottoscritti mediante FEA in data antecedente l’interruzione del Servizio, fatte salve circostanze diverse ed ulteriori rispetto alla FEA che ne inficino la validità e/o l’efficacia.
• 9.9. Limitazioni di responsabilità
  • 9.9.1. Fatti salvi i limiti inderogabili di legge, OJM non potrà in alcun modo essere ritenuta responsabile per l’uso improprio del Servizio e dei dispositivi utilizzati per apporre la FEA da parte dell’Utente.
  • 9.9.2. L’Utente manleva e solleva da ogni responsabilità OJM per qualsiasi danno, responsabilità, perdita o spesa in cui l’Utente stesso possa incorrere in dipendenza di una condotta consistente:
    • nell’aver fornito informazioni non corrette e/o non veritiere al momento della sottoscrizione delle Condizioni generali di utilizzo dell’Area Riservata, della sottoscrizione del presente documento e/o nella mancata comunicazione di eventuali variazioni delle stesse nel corso del Servizio;
    • nell’inadempimento alle presenti Condizioni di utilizzo.
• 9.10. Foro competente e legge applicabile
  • 9.10.1. Il Servizio è regolato dalla legge italiana.
  • 9.10.2. L’Utente ed OJM convengono che per qualsivoglia controversia derivante o comunque connessa alla validità, efficacia, interpretazione o esecuzione delle presenti Condizioni di utilizzo sarà esclusivamente competente l’autorità giudiziaria del Foro di Milano.
• 9.11. Modifiche e aggiornamenti
  • 9.11.1. Le presenti Condizioni di utilizzo si applicano anche in caso di aggiornamento e/o migliorie del Servizio.
  • 9.11.2. OJM si riserva il diritto di apportare modifiche alle presenti Condizioni di utilizzo in qualunque momento, dandone avviso mediante pubblicazione sul proprio sito internet o anche tramite una diversa modalità (per esempio l’invio di una e-mail). Si invitano, pertanto, gli Utenti a verificare tali aggiornamenti.
  • 9.11.3. Qualora i cambiamenti fossero particolarmente significativi e/o impattino in maniera elevata sui diritti degli Utenti, OJM provvederà a comunicarli agli Utenti stessi con adeguate modalità.

10. Termini e condizioni applicabili ai contratti di somministrazione o di lavoro somministrato

• 10.1. OJM si impegna a rendere disponibile per l’Utente la documentazione contrattuale, con le modalità di cui al punto 5 che precede, entro e non oltre le 24 ore precedenti il primo giorno di missione, salvo casi di imprevedibile urgenza nei quali è comunque garantita la messa a disposizione della documentazione prima dell’avvio in missione del lavoratore somministrato.
• 10.2. L’Utente si impegna, a propria volta, a provvedere alla sottoscrizione della documentazione contrattuale, secondo le modalità di cui al punto 5 che precede, prima dell’invio in missione del lavoratore e, comunque, entro e non oltre le 24 ore precedenti il primo giorno di missione.
• 10.3. In caso di impossibilità all’utilizzo dell’Area Riservate e/o del sistema di Firma elettronica avanzata, le Parti si attiveranno affinché la sottoscrizione degli stessi avvenga con modalità cartacea tradizionale e sottoscrizione autografa dei soggetti autorizzati.
• 10.4. L’Utilizzatore si impegna, altresì, a tenere indenne e manlevata OJM da qualsivoglia danno, ivi comprese eventuali sanzioni in sede ispettiva e/o giudiziale, dovesse derivarle dalla mancata e/o ritardata sottoscrizione da parte dell’Utente aziendale di uno o più contratti di somministrazione, fatto salvo quanto previsto al punto 10.3 che precede.
• 10.5. Nei confronti dell’Utente Lavoratore OJM si riserva l’apertura di un procedimento disciplinare e/o ogni altra azione applicabile secondo la normativa vigente in caso di ritardata sottoscrizione del contratto di lavoro somministrato da parte dell’Utente Lavoratore.